27.北京明伦公益基金会采购申请、审批流程

北京明伦公益基金会

采购申请、审批流程

一、请购及其规定

（一）请购的定义

请购是指某人或者某部门根据基金会办公或公益项目开展的需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物品的单据的整个过程。

（二）请购单及其提报规定

1.请购单应按照要素填写完整、清晰，由基金会执行理事审批后报采购人员；

2.遇急需的物资，执行理事不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购人员，签字确认手续后补。

3.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购人员应当作出书面说明。

二、请购单的接收及分发规定   

（一）请购的接收要点

1.采购人员在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过基金会执行理事审批；

2.接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（二）请购单的分发规定

1.对于请购单采购人员应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

2.对于紧急请购项目应优先处理；

3.无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

4.重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

三、合同的签订及其规定

（一）合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。

1.合同正文应包含的要素

（1）合同名称、签订时间、签订地点；

（2）采购物品、项目的名称、规格、单价、总价及合同总额，清单、包装要求；

（3）合同总额应含税，含运费的总价，特殊情况应注明；

（4）付款方式；

（5）质量保证期；

（6）质量要求及规范；

（7）违约责任和解决纠纷的办法；

（8）双方的公司信息；

（9） 其他约定。

2.合同签订及其规定

（1）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

（2）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

（3）质保期一定要明确从什么时候开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期；

（4）详细约定发票的提供时间及要求；

（5）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；

（6）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

（7）违约责任一定要详细、具体；

（8）比价汇总表制作完毕后方可进行合同的签订。

3．合同执行

(1) 已签订合同由采购负责人负责跟进，由采购负责人进行监督，如出现问题，采购负责人应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及基金会领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

四、报验

（一）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知请购部门进行验收；

（二）商品到货后，验收人员应会同使用部门依“采购清单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填入“验收单”，同时验收人员编写《验收报告》。

 （三）验收人员验收完毕后，对验收合格的商品应当编制验收报告，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量等，作为验收商品的依据，并及时报告财务部门。

  （四）验收过程中如发现所载的商品与采购合同所载内容不符，应通知供应商进行处理。

 （五） 验收过程中发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。